- an cambio cultural en la forma en que las empresas manejan su documentación y cumplimiento normativo”, asegura Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety Colombia
Beneficios de la transformación digital
- Mayor transparencia y seguridad: La digitalización de documentos asegura la integridad y la trazabilidad de las transacciones, reduciendo el riesgo de fraude y errores. Esto es crucial para mantener la confianza del consumidor y cumplir con las regulaciones fiscales.
- Eficiencia administrativa: La gestión electrónica de documentos simplifica los procesos administrativos, reduce el uso de papel y mejora la organización interna, permitiendo a las empresas dedicar más tiempo a actividades estratégicas.
- Reducción de costos operativos: A pesar de la inversión inicial, a largo plazo, la digitalización puede reducir gastos relacionados con el manejo y almacenamiento de documentos físicos, así como costos por errores en la facturación.
- Cumplimiento normativo: Las empresas que se adapten a estas nuevas exigencias evitarán multas y protegerán su estabilidad financiera y reputación, además de acceder a incentivos ofrecidos por las autoridades fiscales.
“Estos cambios representan una oportunidad para que las empresas se adapten y aprovechen los beneficios de la digitalización. En Sovos Saphety Colombia estamos comprometidos en apoyar a las PYMES en esta transición. La implementación de estos cambios no solo es un reto, sino una puerta abierta hacia un futuro más eficiente y sostenible”, comenta el directivo.
Instrucciones para el envío seguro de documentos electrónicos
- Adjunta correctamente: Asegúrate de que los archivos sean los correctos, en el formato adecuado y libres de malware. Se recomienda usar formatos estándar como PDF.
- Asunto informativo: Indica claramente en el asunto del correo que se adjuntan documentos importantes, por ejemplo, “Factura electrónica adjunta para su revisión”.
- Explicación contextual: Proporciona una breve descripción del contenido de los documentos adjuntos, explicando su relevancia y cómo beneficiarán al destinatario.
- Firma profesional: Incluye siempre una firma profesional con tu nombre completo, cargo y datos de contacto. Esto brinda credibilidad y facilita futuras comunicaciones.
“Sabemos que la transición hacia la digitalización puede ser un proceso desafiante. Por ello, queremos ayudar a las PYMES en esta transformación con nuestro soporte técnico continuo y programas de capacitación personalizados que garantizan que su empresa esté completamente equipada para cumplir con las nuevas normativas. Nuestro objetivo es asegurar en Colombia una implementación fluida y exitosa”, concluye Silva.
Acerca de Saphety
Fundada en el año 2000 y adquirida por Sovos en 2021, Saphety es líder en soluciones de intercambio electrónico de documentos, facturación electrónica y sincronización de datos. Sus soluciones llegan actualmente a 52 países y su cartera de clientes incluye más de 10.000 empresas, entre las que se encuentran algunas de las más grandes de telecomunicaciones, retail, transporte, logística, energía, banca, servicios, salud y sector público. Para mayor información visite www.saphety.co y síganos en LinkedIn, Instagram, Facebook y Twitter.
Acerca de Sovos
Sovos ofrece soluciones modernas y tecnológicas para el cumplimiento normativo, con más de 100,000 clientes en más de 70 países. Sus soluciones basadas en la nube son seguras, confiables y brindan una excelente experiencia de usuario.